Die neue Arbeitswelt für Teams ist VUCA

|Ein Beitrag von Ella Gabriele Amann

Unsere Arbeit wird immer unberechenbarer und lebt von immer kürzeren Arbeits- und Planungs-Zyklen. Seminarteilnehmer klagen schon seit langer Zeit darüber, dass zu viel Arbeitsaufgaben ad hoc und ungeplant auf sie zukommen. Für viele Mitarbeiter lösen diese unvorhergesehenen Arbeitsaufgaben immer wieder kleine Alltagskrisen aus, die sie mit Best Practice-Lösungen, Routinen und Gewohnheiten nicht mehr meistern können. Umso erstaunlicher ist es, dass – auf Nachfrage – diese Themen nur selten offen in Teammeetings besprochen und angegangen werden.

Als Ursache dafür wird immer wieder genannt, dass der „Fehler“ und damit auch die Lösung allein bei einem selbst liegen müsse. Eine solche Einstellung führt zu einem schlechten Gewissen, zu Selbstvorwürfen, manchmal auch zu Schamgefühlen, dem Aufbau von innerem Druck und Dauerstress. Die Produktivität sinkt stetig. Gelöst werden können diese systemimmanenten Probleme aber nicht allein durch den einzelnen Mitarbeiter. Vorgesetzte sind gehalten Problemstellungen, die durch eine generelle Veränderung der neuen Arbeitswelt verursacht werden, mit dem Team gemeinsam zu besprechen und nach Lösungen zu suchen.

Um eine ausreichende Widerstandskraft aufzubauen, braucht es daher immer wieder eine Überprüfung von Routinen und damit einen offenen Umgang mit Problemen und eine konstruktive Fehlerkultur. Eine produktive Fehlerkultur kann sich nur etablieren, wenn Mitarbeiter und Teams sich dafür sensibilisieren, Probleme und unproduktive Vorgehensweisen rechtzeitig zu erkennen. Nut wenn Problemstellungen in Meetings offen angesprochen werden dürfen können Teams aus ihnen lernen. Und nur dann kann unmittelbar nach Lösungen für das Problem gesucht, neue Ideen und kreative Problemlösungsstrategien entwickelt werden.

Resilienz-Zirkel-Training (RZT) Lösungsorientierung

Sorgen Sie für ein offenes Arbeitsklima

Eine offene Fehlerkultur bündelt die Kräfte Ihres Teams und macht es widerstandsfähiger gegenüber Krisen. Sorgen Sie hierzu für ein offenes Arbeitsklima, in dem Routinen und gewohnte Vorgehensweisen immer wieder hinterfragt werden. Nehmen Sie sich Zeit und nutzen Sie das kreative Potenzial Ihres Teams, um gemeinsam neue Lösungsansätze zu entwickeln.

Die folgenden Einstellungen fördern offenes Arbeitsklima und die Fehlerkultur in der Teamarbeit:

  • Fehler und Probleme dürfen bei uns im Team offen angesprochen und diskutiert werden.
  • Wir konzentrieren uns nicht darauf nach dem Schuldigen, sondern nach Ursachen und Lösungen für das Problem zu suchen.
  • Wir wissen, dass die Entwicklung von Ideen Zeit, Bewegung, Interaktion und informelle Gespräche brauchen. Diese Zeit wird uns von unserem Vorgesetzten zur Verfügung gestellt.
  • Ideen entstehen nicht unter Druck. Wir sorgen daher für eine entspannte und abwechslungsreiche Arbeitsatmosphäre.

Beispiel: Neue Mediennutzung und Arbeitsorganisation

In der neuen Arbeitswelt haben wir es oft mit alten Verhaltensweisen und Gewohnheiten zu tun, die nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen und Arbeitsbedingungen passen. Kommt es zu einer Krise stellt sich häufig heraus, dass es gerade die Lösungsansätze aus alten Zeiten sind, die aktuell die größten Probleme bereiten.

Haben sich vor zehn Jahren noch alle über die neuen Möglichkeiten und Freiheiten gefreut, die E-Mails und Mobiltelefone mit sich gebracht haben, so stellen sie heute für die meisten Firmen und Mitarbeiter große Stress- und Problemquellen dar. Wir machen daher in unseren Seminaren die Erfahrung, dass ein regelmäßige Gewohnheits- und Routinen-Update dringend auf die Agenda von Teamsitzungen gehört.

 

4 Schritte für die Entwicklung neuer Arbeitsroutinen

 

Nr. 1

Muster und Routinen herausarbeiten

Sprechen Sie das Thema „Neue Mediennutzung und ineffektive Arbeitsorganisation“ zunächst offen im Team an. Beschreiben Sie Ihr konkretes, aktuelles Verhalten. So haben die meisten Teammitglieder vielleicht aus früheren Zeiten heraus noch die Gewohnheit 80 % Ihrer Arbeitszeit mit konkreten To-dos und Aufgaben zu verplanen und haben sich 20 % Ihrer Zeit für Unvorhergesehenes freigehalten.

Nr. 2

Das Problem beschreiben

Sprechen Sie auch offen über die Folgen mit denen Sie derzeit zu kämpfen haben: Die Mitarbeiter sind ggf. immer frustrierter dass Sie keine Erfolgserlebnisse mehr aufweisen können. Sie sind demotiviert, fühlen sich enorm unter Druck und scheitern täglich an der Arbeitsorganisation. Die Produktivität im Team ist nachweislich gesunken.

Nr. 3

Das Resilienz-Update machen

Diskutieren Sie die aktuelle Situation: Macht dieses Vorgehen noch einen Sinn? Welche Anpassungen an die neuen Arbeitsbedingungen sind erforderlich, damit die Produktivität im Team wieder hergestellt werden kann? In Umbruch- und Krisenzeiten müssen viel mehr Dinge spontan und auf Abruf erledigt werden. Sie brauchen also wesentlich mehr Pufferzeiten für Unvorhergesehenes.

Nr. 4

Neue Lösung entwickeln und implementieren

Treffen Sie nun, gemeinsam im Team, eine neue Regelung: Sie verplanen z.B. nur noch 30 % Ihrer Arbeitszeit und lassen sich dafür 70 % Ihrer Zeit frei für Ad hoc-Aufträge. Zudem vereinbaren Sie auch eine Have-done-Liste zu führen, in der Sie täglich kurz eintragen was sie alles spontan und auf Zuruf erledigt haben. Diese neue Liste gibt den Mitarbeitern am Abend ein klares Feedback dafür, was alles erledigt wurde, wie viel Produktivität tatsächlich vorhanden ist und vor allem, mit welchen Arbeitsaufgaben der einzelne Mitarbeiter tatsächlich beschäftigt ist.

Vereinbaren Sie eine Testphase zur Implementierung der neuen Routine, die Dauer der Lernphase und Kriterien an denen Sie in regelmäßigen Abständen den Erfolg Ihrer neuen Arbeitsroutine messen.

Echtzeitlernen heißt: Feedback – Feedback – Feedback

Agilität und Echtzeitlernen entsteht nur durch regelmäßiges und offenes Feedback. Dieses gibt Ihnen die Basis für Anpassungen und neue Entscheidungen. So werden Sie nach und nach wieder mehr Kontrolle  spüren und auch mehr Produktivität in der Teamarbeit erleben.

Besprechen Sie daher neue Lösungsansätze, wie z.B. diese Have-done-Listen ebenfalls regelmäßig in ihren Teamsitzungen. Arbeiten Sie heraus, welche Vorteile sie bringen, was ggf. noch weiter optimiert und an der Idee verfeinert werden muss.

 

Ella Gabriele Amann

Ella Gabriele Amann

Bereits seit über 20 Jahren beschäftige ich mich mit der Frage, wie sich die Prinzipien der Angewandten Improvisation und der Resilienz auf zeitgemäße Personalentwicklungs- und Weiterbildungs-Konzepte übertragen lassen. Ich berate Unternehmen, Akademien und Trainer zu den Themen Arbeitswelt 4.0, Agile Methoden, Self-Innovation, Echtzeitlernen, Resilienzförderung und Personalentwicklung mit SIZE Prozess®. twitter.com/EllaGAmann

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