„Wunder gibt es immer wieder – wecke Deine kreativen Potentiale!“

In diesem Family & Friends Resilienz-Webinar zeigt Dir die Resilienz-Expertin Ella Gabriele Amann die wichtigsten Gründe auf, warum Probleme nicht gelöst werden und wieso Problemlösungen mit den kleinen Wundern des Alltags zusammen? Du erfährst, warum kreative Auszeiten für Dich, Dein Team oder Deine Familie so wichtig sind und welche einfachen Resilienz-Strategien zur Problemlösung Du nutzen kannst, um das ein oder andere Wunder wahr werden zu lassen.

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Lösungsorientierung in Krisenzeiten – wecke Deine kreativen Potentiale

| Ein Beitrag von Ella Gabriele Amann

Beispiel: Remote Work, neue Mediennutzung und Arbeitsorganisation

In der neuen, hybriden Arbeitswelt haben wir es oft mit alten Verhaltensweisen und Gewohnheiten zu tun, die nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen und Arbeitsbedingungen passen. Kommt es zu einer Krise stellt sich häufig heraus, dass es gerade die Lösungsansätze aus alten Zeiten sind, die aktuell die größten Probleme bereiten.

Haben sich vor zehn Jahren noch alle über die neuen Möglichkeiten und Freiheiten gefreut, die E-Mails, Mobiltelefone und Video-Konferenzen mit sich gebracht haben, so stellen sie heute für die meisten Firmen und Mitarbeiter große Stress- und Problemquellen dar. Wir machen daher in unseren Seminaren die Erfahrung, dass ein regelmäßige Gewohnheits- und Routinen-Update dringend auf die Agenda von Teamsitzungen gehört.

Bei der Umstellung auf Remote Work müssen z.B. hinterfragt werden: Sinn und Zweck der Nutzung ausgewählter Tools und Kommunikationsmedien, Häufigkeit, Produktivität und das Verhältnis für Zeiten der Erreichbarkeit im Verhältnis zur Zeiten für selbstorganisiertes Arbeiten.

Selbstvorwürfe statt Lösungsorientierung

Als Ursache dafür wird immer wieder genannt, dass der „Fehler“ und damit auch die Lösung allein bei einem selbst liegen müsse. Eine solche Einstellung führt zu einem schlechten Gewissen, zu Selbstvorwürfen, manchmal auch zu Schamgefühlen, dem Aufbau von innerem Druck und Dauerstress.

Die Produktivität sinkt stetig. Gelöst werden können diese systemimmanenten Probleme aber nicht allein durch den einzelnen Mitarbeiter. Vorgesetzte sind gehalten Problemstellungen, die durch eine generelle Veränderung der neuen Arbeitswelt verursacht werden, mit dem Team gemeinsam zu besprechen und nach Lösungen zu suchen.

Kreative Freiräume schaffen – besonders in Krisenzeiten

In diesem Beitrag geht es um die Frage, wie Du, gerade in VUCA- und Krisen-Zeiten, immer wieder kreative Freiräume schaffen kannst, die es Dir, Deinem Team und Deinen Mitarbeitenden ermöglicht Zeit und Energie in die Lösung von Problemen zu investieren. Eine zentrale Strategie liegt darin, dass Du – am besten gemeinsam mit Deinem Team – regelmäßig Arbeits- und Meeting-Routinen zu überprüfst.

Ein Tipp vorab:

Ersetze Meetings durch Kreativ-Workshops!

Frage Dich „Muss es wirklich ein Meeting sein, indem die Themen wieder nur diskutiert werden, oder wäre es nicht sinnvoller direkt einen Kreativ-Workshop anzusetzen, indem das Problem nicht nur diskutiert, sondern vom Team direkt gelost wird?“

Vorgehen:

1. Anstatt mit 12 Teammitgliedern 1 Stunde lang 3 Probleme zu besprechen, können in der gleichen Zeit 3 Teams zu 4 Personen an der konkreten Lösung der Probleme arbeiten.
2. Setze parallel 3 Kreativ-(Online-)Workshops á 45 Minuten an. Ziel ist es zu einem zentralen Problem der Agenda konkrete Lösungsvorschläge zu erarbeiten.
3. In den letzen 15 Minuten kommen die drei Teams zusammen und stellen Ihre Lösungsideen vor. Der Teamleiter entscheidet dann welche der Lösungsvorschläge in der Praxis umgesetzt und getestet werden.

Starte mit einer offenen Fehler-, Problem- und Lösungskultur

Bevor Du und Dein Team mit einem Kreativ-Workshop beginnen könnt, müssen die Ziele und Anliegen des Workshops geklärt sein, d.h. Fehler, Schwachstellen und Probleme müssen auf den Tisch und transparent gemacht werden. Dazu braucht es Mut, eine offene Haltung, Neugierde und ein resilientes Arbeitsklima, welches von sozialer Sicherheit getragen ist. In einem solchen Arbeitsklima dürfen Mitarbeitende Probleme offen an- und aussprechen. Dafür wird regelmäßg ein Rahmen bereitgestellt, z.B. in wöchentlichen oder monatlichen Reviews:

5 wichtige Frage für Deine Reviews und

dem Aufbau einer offenen Problem- und Fehler-Kultur

• Woran haben wir in dieser Woche gearbeitet?
• Was lief in dieser Woche besonders gut?
• Wo habe es Hindernisse, Probleme, Schwierigkeiten?
• Welche Hilfestellung braucht es
• und in welchem Rahmen kann diese erbracht werden?

Zur einer gelebten Lösungskultur gehört eine offene Fehlerkultur

Einige Dich – gemeinsam mit Deinem Team – darauf wie oft ein solches Review für Euch Sinn macht. Stelle Sinn und Zweck des Reviews klar heraus:

• Reviews werden etabliert um Eure Produktivität zu steigern,
• um die Transparenz im Team zu fördern,
• um alle im Team für eine Lösungs/Fehler-Kultur sensibilisieren
• damit Probleme und unproduktive Vorgehensweisen rechtzeitig erkannt werden und
• damit aus langweiligen Meetings kreative Problemlösungs-Workshops werden können.

In folgenden möchte ich Dir noch 4 Tipps mit auf den Weg geben, mit denen Du die Lösungsorientierung und Kreativität in Deinem Teams direkt steigern kannst.

Sorge für ein offenes Arbeitsklima

Eine offene Fehlerkultur bündelt die Kräfte Deines Teams und macht es widerstandsfähiger gegenüber Krisen. Sorge daher stets für ein offenes Arbeitsklima, in dem Routinen und gewohnte Vorgehensweisen immer wieder hinterfragt werden können, dürfen und sollen. Du musst nicht alle Probleme in Deinem Team alleine Lösen – dazu ist ein Team da! Nehme Dir also immer wieder Zeit und frage Dich, wie Du das kreative Potenzial Deines Teams noch besser abrufen und einbinden kannst. In der neuen Arbeitswelt sind keine Einzelkämpfer mehr gefragt, sondern Ko-Kreative Arbeitsprozess, in denen neue Lösungsansätze gemeinsam entwickelt werden.

Die folgenden Einstellungen fördern offenes Arbeitsklima und die Fehlerkultur in der Teamarbeit:

4 Schritte für die kreative Entwicklung neuer Arbeitsroutinen

Unproduktive Muster und Routinen herausarbeiten

Setze z.B. das Thema „Neue Mediennutzung und ineffektive Arbeitsorganisation“ auf die Agenda und spreche im Team offen an, dass es für Dich ein Problem darstellt, oder dass Du generell Probleme wahrnimmst. Gebe hierzu 2-3 konkrete Beispiele und mache an ihnen deutlich, welchen Verlust an Produktivität dies für Dein Team bedeutet.

Tipp zur Argumentationshilfe: Du kannst für jedes Problem z.B. die verschwendete Arbeitszeit pro Monat errechnen und anhand des Tages- oder Stundensatz zeigen, wie viel Geld dadurch verloren geht. Aus meiner Erfahrung öffnen diese Zahlen umgehens Augen, Ohren und die Bereitschaft das Problem lösen zu wollen.

Das Problem konkret beschreiben

Setze dann einen 45 minütigen Kreativ-Workshop zu dem Thema an. Beschreibt in diesem Workshop so konkret wie möglich Euer aktuelles Verhalten. Arbeitet immer mit konkreten Beispielen: An welchen Gewohnheiten von früher haltet ihr noch fest? Sprecht auch offen über die Folgen mit denen Ihr derzeit zu kämpfen habt:

Die meisten MitarbeiterInnen sind frustrierter weil sie aufgrund der alten Gewohnheiten keine Erfolgserlebnisse mehr aufweisen können. Sie sind demotiviert, fühlen sich enorm unter Druck und scheitern täglich an der Arbeitsorganisation. Die Produktivität im Team sinkt dann kontinuierlich.

Zum Beispiel: „Ich versuche immer noch 80% meine Tages zu verplanen und bis jeden Abend frustriert, dass ich nur 20% geschafft habe. Dadurch verliere ich in der Woche ca. X Stunden an produktiver Arbeitszeit / dadurch bleiben X Aufgaben liegen etc. Das kostet unser Team X Euro im Monat, im Jahr.

Wer ist noch von dem Thema betroffen? Gibt es weitere Beispiele, dann berechnet auch hier die konkreten Verluste. So habt ihr eine konkrete Basis, von der heraus ihr ein Entwicklungsziel entwickeln könnt, dessen Erreichen sich nach einer Test-Phase überprüfen lässt.

Lösungen entwickeln und Resilienz-Update machen

Entwickelt nach dem Ziel gemeinsam eine Lösung für das Problem. Besprecht hierzu die aktuelle Situation: Macht das bisherige Vorgehen noch einen Sinn? Welche Anpassungen an die neuen Arbeitsbedingungen sind erforderlich, damit die Produktivität im Team wieder hergestellt werden kann? In Umbruch- und Krisenzeiten müssen viel mehr Dinge spontan und auf Abruf erledigt werden. Sie brauchen also wesentlich mehr Pufferzeiten für Unvorhergesehenes.

Tipp zur besseren Arbeitsorganisation: Nutze ein Kanban-Board. Die Arbeit mit einem Kanban-Board kann nicht nur einem Team dabei helfen, seine Arbeitsaufgaben besser zu strukturieren und zu planen. Auch jeder Einzelne kann von der Nutzung profitieren und mehr Agilität in seinen Arbeitsalltag bringen. Siehe hierzu auch unser kostenloses Webinar: „Resilienz-Strategien für Remote Work & Homeoffice“

Lösungen bestehen übrigens nicht immer aus super innovativen und neunen Ideen, sondern meistens aus logischen und simplen Ableitungen: Wenn die neue Arbeitswelt aus 80% unvorhergesehenen Arbeitsanfragen besteht und nur noch aus 20% planbaren Aufgaben. Die Logig ist offensichtlich. Was heißt das konkret für die Anpassung der Tagesplanung? Welche Tools können Euch bei der Verbesserung der Planung helfen?

Die Lösungen implementieren

Treffe nun, gemeinsam im Team, eine neue Regelung: Ihr verplant z.B. generell nur noch 30 % EurerArbeitszeit und haltet Euch 70 % der Arbeitszeit frei für Ad hoc-Aufträge. Diese allgemeine Regel kann und sollte dann jeder Mitarbeitende im Team für sich übersetzen und anpassen. Teilt Euch gegenseitig mit, wer welche Anpassung vorgenommen hat. Findet auf dieser Basis dann eine Regelung wie ihr in Zukunft gemeinsame Meetings und Reviews durchführen möchtet.

Tipp: Führt für die Zeit der Anpassung eine Have-done-Liste ein. Hier trägt jeder im Team kurz ein, was er den Tag über geplant oder auf Zuruf tatsächlich erledigt hat. Diese Liste gibt dem Mitarbeiternden am Abend ein klares Feedback dafür, was alles erledigt wurde, wie viel Produktivität tatsächlich vorhanden ist und vor allem, mit welchen Arbeitsaufgaben er tatsächlich beschäftigt ist.

Beim nächsten Meeting könnt ihr auf diesem Weg eine klare Erfolgskontrolle vornehmen und Eure neue Lösungsstrategie solange im Team und individuell anpassen, bis Eure Produktivität wieder hergestellt ist.

Vereinbart daher immer eine Testphase zur Implementierung der neuer Routinen. Die Dauer der Lernphase hängt von Euren Fortschritten ab und von der Frage, wann Ihr Eure Probleme gelöst oder Euer Ziel erreicht habt. Hier hilft übrigens eine resiliente Grundhaltung. Vor der Testphase ist nach der Testphase ist vor der Testphase ist nach der Testphase. Wenn es um Skills und Kompetenzen geht, gibt es nur noch wenige Entwicklungsprojekte, Arbeitsprozesse oder Projekte die eines Tages wirklich „erledigt“ sind. Meistens sind und bleiben sie „In Progress“.

Das Problem liegt meistens nicht in der Technologie oder in den Methoden

So bestehen viele Problem-Lösungen für die neue Arbeitswelt nicht allein darin, dass es neue Technologien oder agilere Arbeitsweisen braucht. Denn diese nützen nichts, wenn sie nicht implementiert, richtig eingeführt und deren Nutzung mit einer gewissen Aussauer eingeübt wird. Zudem vergessen Teams und deren Vorgesetzte gerne, dass Lernen heute kein Thema ist, welches ich durchführen und abschließen kann.

Echtzeitlernen ist mit kontinuierlicher Anpassung verbunden – heute würden wir sagen mit „UPDATES“. Doch im Gegensatz zu einer Software können wir menschliches Verhalten nicht auf Knopfdruck und in 3 Minuten verändern, während wir gemütlich auf einen Fortschrittsbalken schauen. Für den Ab- und Aufbau neuer Routinen und resilienterer Verhaltensweisen braucht es, aus meiner Erfahrung, durchschnittlich 12 Wochen. Und je nach Verhalten um das es geht, wesentlich länger. 

Das Problem liegt meistens in der Anwendung und einem überholten Mindset

Das Problem besteht meistens in der „Haltung“, in alten „Ansprüchen und Erwartungshaltungen“ aus früheren Zeiten. Was Menschen in der Schule, in Ausbildung und in den ersten Berufsjahren gelernt haben kann, muss aber nicht mehr für die neue Arbeitswelt gelten.

Was nachhaltig hilft ist daher ein offizielles und mit allen gemeinsam vorgenommenes regelmäßiges Update der geltenden Arbeitsorganisation, die Abklärug von Erwartungshaltungen, inkl. realistischen Zielsetzungen und berücksichtigung aktueller Rahmenbedingungnen (siehe auch den Beitrag Gesunde Abrenzung). Ich empfehle Dir ein solches Update mindestens 1 x im Jahr vorzunehmen.

Lösungsorientierung & Echtzeitlernen brauchen

Zeit, Feedback, Feedback & Feedback

Lösungsorientierung, kreativität und Echtzeitlernen gehen einher mit regelmäßigem und offenen Feedback. In den Rückmeldungen, Reviews und transparenten Gesprächen über Probleme und Herausforderungen liegt die Basis für ein resilienten Arbeotsklima, für notwendige Anpassungen an sich ändernde Rahmenbedingungen. Wenn Du Du die Tipss aus diesem Beitrag beherzigst, dann werden Du und Dein Team nach und nach wieder mehr Sicherheit, Kontrolle und Selbstwirksamkeit spüren. Und nicht zuletzt steigen Produktivität, Innovationskraft und das Wohlbefinden in der Teamarbeit.

Besprech daher die hier vorgeschlagenen Ideen mit Deinem Team. Starte hierzu einen ersten Kreativ-Workshop und fragt Euch, wie Ihr die Ideen für Euch übersetzen und nutzen könnt! Startet mit einer Idee, experimentiert und schaut, welche Vorteile sie bringt. Was könnt ihr ggf. noch weiter optimieren und verfeinert die Idee kontinuierlich. Lernen ist nicht fertig. Es beginnt jeden Tag neu.

Weitere Beiträge aus der Webinar-Reihe Resilienzförderung für Dich und Deine Familie …

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